COCOS DMS / SSS – Document Management modul
COCOS DMS modul je namenjen za varno, centralno shranjevanje vseh dokumentov (word, pdf, email, fax, voice (posnetki), itd...).
· Različni uporabniki imajo različne pravice dostopa / pregledovanja / upravljanja (read only, read & write, itd...) dokumentov.
· Določenim skupinam uporabnikov se lahko omeji vpogled v določene skupine dokumentov
· Iskalnik omogoča iskanje dokumentov po različnih kriterijih, obdobjih, itd.
· Shranjeni dokument je arhiviran na centralni lokaciji – posamezniki nimajo več možnosti brisanja/urejanja arhiviranih dokumentov, v kolikor nimajo zato potrebnih pravic.
· Različna doba shranjevanja dokumenta glede na tip dokumenta (grupirano po ključih).
· Možnost iskanja datotek preko web vmesnika, po različnih kriterijih ali preko sistema COCOS CIM/CRM – preko zgodovine.
· Kompresija glasovnih datotek z GSM kodekom za manjšo velikost datotek.
COCOS Secure Storage System (SSS)
zagotavlja varovano in nadzorovano upravljanje s posnetki v okviru COCOS kontaktnega centra. Namen uvedbe COCOS SSS sistema je centralno varno hranjenje vseh posnetkov v enotnem SSS informacijskem sistemu (SSS IS). SSS sistem je sicer samostojen modul v okviru COCOS DMS (Document Management System) sistema, hkrati pa je njegov integralni del in ga je kot takega mogoče enostavno in hitro nadgraditi.
Podrobnejši opis DMS in SSS rešitve:
COCOS DMS / SSS IS je sestavljen iz dveh glavnih pod-sklopov:
· Prvi pod-sklop sestavljajo opisni podatki o dokumentih/posnetkih, ki omogočajo enostavno poizvedovanje ter hitro prikazovanje podatkov. Podatki so shranjeni na standardnih SQL strežnikih (MS SQL, MySQL).
· Drugi pod-sklop je datotečni arhiv na katerem se nahajajo datoteke. Datotečni arhiv je realiziran kot hierarhično drevo, ki se nahaja na standardnem FTP (File Transfer Protocol) datotečnem strežniku, na objektih kjer ni na razpolago FTP strežnik se lahko uporabi datotečni strežnik s podporo Microsoft File Sharing protokola. SSS IS lahko sočasno uporablja več vzporednih datotečnih strežnikov.
Uporaba standardnih strežnikov ter protokolov omogoča enostavno integracijo DMS/SSS IS v obstoječe informacijske sisteme, kar poenostavlja vzpostavitev sistema ter njegovo vzdrževanje, zlasti arhiviranje (BACKUP). DMS/SSS IS omogoča uporabo obstoječih datotečnih strežnikov za fizično shranjevanje datotek, zlasti je to primerno v zgrajenih informacijskih sistemih z ločenimi datotečnimi strežniki in BACKUP sistemi.
DMS/SSS IS omogoča povezovanje z ostalimi COCOS programskimi rešitvami. DMS/SSS WFS Gateway povezuje DMS/SSS IS s Strežnikom delovnih procesov (COCOS Workflow Management), kar omogoča vzpostavitev kompleksnih postopkov spremljanja datotek po delovnih procesih. DMS/SSS WEB Gateway omogoča dostop do DMS/SSS IS preko spletnega pregledovalnika.
COCOS DMS/SSS projekt se uvaja postopoma, v korakih, in sicer:
1. korak: pripravi in potrdi se tehnična & funkcionalna specifikacija sistema,
2. korak: postavitev SW in HW platforme za implementacijo COCOS DMS/SSS strežnika,
3. korak: priprava procesov za arhiviranje dokumentov/posnetkov.